Beleidsverklaring & Data Protection Notice

Polyshield hecht veel belang aan een veilige, transparante en vertrouwelijke verwerking van persoonsgegevens. Wij beschermen de gegevens van onze klanten, onderaannemers, leveranciers/dienstverleners en andere betrokkenen tegen verlies, datalekken, ongeoorloofde toegang en onrechtmatige verwerking. Met deze Data Protection Notice informeren wij u over de wijze waarop wij persoonsgegevens verzamelen en verwerken.

1. Inleiding

Wij verwerken persoonsgegevens zorgvuldig en conform de toepasselijke wetgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (GDPR). Indien u meent dat uw rechten zijn geschonden en u binnen onze organisatie geen gehoor vindt, kan u een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit of, indien u schade lijdt, zich wenden tot de rechtbank.

2. Toepassingsgebied

Deze verklaring geldt voor alle diensten die wij leveren en voor alle activiteiten die wij uitvoeren (o.a. het beantwoorden van aanvragen en het verstrekken van informatie over onze werking).

3. Verwerkingsverantwoordelijke

Polyshield is de verwerkingsverantwoordelijke. Voor vragen over de verwerking van uw persoonsgegevens kan u ons contacteren via pro@polyshield.be.

4. Persoonsgegevens die wij verwerken

Afhankelijk van uw relatie met onze onderneming verwerken wij onder meer:

• Identificatie- en contactgegevens: naam, aanspreektitel, adres, e-mailadres, telefoon-/gsm-nummer, eventueel cv en profielfoto.
• Gegevens die voortkomen uit communicatie via website, sociale media, telefoon, e-mail, fax of andere digitale kanalen: basisidentiteitsgegevens, inhoud en technische details (correspondent, datum, tijd), technische informatie over het toestel (IP-adres, browsertype, besturingssysteem, geografische locatie), en surfgedrag (o.a. bezochte pagina’s, kliks, duur).
• Alle andere persoonsgegevens die u ons verstrekt.
• Voor specifieke wettelijke verplichtingen (bv. elektronische aanwezigheidsregistratie, 30bis-aangifte van werken, klokkenluidersregeling) kunnen extra (gevoelige) gegevens vereist zijn, zoals E‑ID‑gegevens of Limosanummer. Deze krijgen extra bescherming conform de GDPR.

U bent verantwoordelijk voor de juistheid van de door u verstrekte gegevens. Breng ons op de hoogte wanneer uw gegevens wijzigen. Het niet verstrekken van noodzakelijke gegevens kan betekenen dat wij bepaalde diensten niet kunnen leveren of niet kunnen samenwerken.

5. Verwerkingsdoeleinden en rechtsgronden

5.1 Klantgegevens

Doeleinden: uitvoering van overeenkomsten, klantenbeheer, boekhouding en direct marketing (promotionele/commerciële informatie). Rechtsgronden: uitvoering van de overeenkomst, wettelijke/reglementaire verplichtingen (bv. 30bis) en/of ons gerechtvaardigd belang.

5.2 Gegevens van leveranciers/dienstverleners en (sub)onderaannemers

Doeleinden: uitvoering van overeenkomsten, beheer van leveranciers/onderaannemers, boekhouding en direct marketing. Rechtsgronden: uitvoering van de overeenkomst, wettelijke/reglementaire verplichtingen (bv. elektronische aanwezigheidsregistratie, 30bis, verplichtingen bij overheidsopdrachten) en/of gerechtvaardigd belang. Voor direct marketing per e‑mail vragen wij voorafgaande toestemming; deze kan u op elk moment intrekken.

5.3 Andere gegevens (prospects, netwerken, sectorcontacten, deskundigen)

Doeleinden: bedrijfsvoering, direct marketing en public relations. Voor websitegegevens: verbetering van inhoud en gebruikerservaring, en het voorkomen van misbruik (malware, illegale inhoud, etc.). Rechtsgronden: gerechtvaardigd belang of, in bepaalde gevallen, uitvoering van een overeenkomst. Onze website/dienst is niet gericht op kinderen < 16 jaar. Bij overtuiging dat zonder ouderlijke toestemming gegevens van een minderjarige zijn verzameld, gelieve ons te contacteren zodat wij deze verwijderen.

6. Bewaartermijnen

Wij bewaren persoonsgegevens zolang nodig voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld, rekening houdend met onze wettelijke verplichtingen en de context van de dienstverlening/activiteit. Gegevens gegenereerd via de website bewaren wij in de regel één (1) jaar. De bewaartermijn kan variëren op basis van onder meer:

• Noodzaak voor de (na)levering van diensten/activiteiten;
• Gevoeligheid van de gegevens;
• Eventuele toestemming voor een langere periode;
• Wettelijke, contractuele of vergelijkbare verplichtingen.

Polyshield bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan nodig. Wanneer bewaring niet langer noodzakelijk is, verwijderen of anonimiseren wij de gegevens op een veilige manier.

7. Uw rechten

Onder de voorwaarden van de Belgische privacywetgeving en de GDPR beschikt u over de volgende rechten:

• Recht op inzage: kosteloos kennisnemen van uw gegevens en de doeleinden van de verwerking.
• Recht op rectificatie: onjuiste gegevens laten verbeteren en onvolledige gegevens laten aanvullen.
• Recht op wissing of beperking: verzoek tot verwijdering of beperking in de door GDPR voorziene gevallen. Wij kunnen dit weigeren voor gegevens die noodzakelijk zijn voor wettelijke verplichtingen, uitvoering van de overeenkomst of ons gerechtvaardigd belang.
• Recht op overdraagbaarheid: de door u verstrekte gegevens ontvangen in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm en deze laten overdragen.
• Recht van bezwaar: bezwaar tegen verwerking wegens ernstige en legitieme redenen (met uitzondering van verwerkingen noodzakelijk voor wettelijke verplichtingen, overeenkomst of gerechtvaardigd belang).
• Recht om toestemming in te trekken: wanneer de verwerking op toestemming berust.
• Geen profilering/automatische beslissingen: wij onderwerpen u niet aan volledig geautomatiseerde besluitvorming.

U kan uw rechten uitoefenen via onze Data Office (zie contact).

8. Verwerkers en doorgifte aan derden

Wij geven bepaalde persoonsgegevens door aan derde dienstverleners (bv. IT‑leveranciers, boekhouder, revisor, verzekeraar, juridische adviseurs, consultants, optimalisatie‑/ondersteuningspartners) en aan overheden (bv. 30bis, elektronische aanwezigheidsregistratie, overheidsopdrachten). Indien doorgifte buiten de EER plaatsvindt, treffen wij passende waarborgen (bv. modelcontractbepalingen van de Europese Commissie en/of TIA). Deze partijen zijn contractueel verplicht tot vertrouwelijkheid en mogen de gegevens enkel verwerken voor de doeleinden waarvoor zij zijn verstrekt. In geval van reorganisatie/overdracht van activiteiten of gerechtelijke verplichtingen kunnen gegevens worden doorgegeven, waarbij wij — waar mogelijk — vooraf informeren. Wij verkopen uw persoonsgegevens niet en stellen ze niet commercieel ter beschikking aan direct‑marketingbureaus of vergelijkbare dienstverleners.

9. Beveiligingsmaatregelen

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beveiligen tegen vernietiging, verlies, vervalsing, wijziging, ongeoorloofde toegang of bekendmaking, en elke andere onrechtmatige verwerking. Polyshield kan niet aansprakelijk worden gehouden voor schade voortvloeiend uit onrechtmatig gebruik door derden van persoonsgegevens die buiten onze redelijke controle vallen.

10. Wijzigingen

Polyshield behoudt zich het recht voor deze Data Protection Notice periodiek te updaten. Wij raden aan de meest recente versie te raadplegen.

11. Cookies

Polyshield maakt gebruik van cookies (kleine informatiebestanden die op uw apparaat worden geplaatst). Meer informatie over de gebruikte cookies, hun doeleinden en uw instellingen vindt u in onze Cookieverklaring op deze website.

12. Verantwoording afleggen

Polyshield en haar producten hebben impact op natuur en maatschappij. Wij communiceren daarover open en transparant met onze stakeholders en gaan het gesprek aan over de impact van onze werken. Wij geloven dat dit op lange termijn waarde creëert voor mens en planeet.

13. Onze belangrijkste stakeholders

Ons familiegedreven karakter is verankerd in alle departementen. Aandeelhouders zijn vertegenwoordigd in het management; ook niet‑actieve aandeelhouders worden betrokken bij de koers van het bedrijf. Dankzij onze klanten groeien we. Met velen werken we al jarenlang als partners samen — wij blijven dan ook extreem klantgericht. Met leveranciers zoals BINKS en KRYPTON Chemical streven we naar langetermijnrelaties als strategische partners in de keten. We onderhouden goede relaties met banken die groei mogelijk maken en klanten in staat stellen te investeren in duurzame oplossingen. Onze werknemers zijn het kapitaal van het bedrijf. “SPRAY, SEAL, SECURE, SUSTAIN A SHIELD TO BUILD ON” — we bouwen op onze mensen; zij komen eerst.

Contact

Data Office Polyshield — pro@polyshield.be +32 14 88 18 94 — POLYSHIELD, Heiend 63, 2275 Lille